Smlouvy a dohody dle občanského zákoníku

Přestože to z dotazu výslovně nevyplývá, předpokládám, že máte na mysli smlouvu mezi spoluvlastníky předmětné pozemní komunikace, v níž bude sjednáno, za jakých podmínek jste oprávněn ostatní spoluvlastníky zastupovat při zařizování vybudování vodovodního řadu (z tohoto předpokladu budu v odpovědi vycházet).
V této souvislosti je v první řadě nutné upozornit na skutečnost, že ve věci zařízení vybudování vodovodního řadu se dočasně stanete správcem společné věci (§ 1134 a násl. zák. č. 89/2012 Sb. , občanského zákoníku, v platném znění).
Dle § 1135 občanského zákoníku platí, že správce společné věci má právní postavení příkazníka. Musí spoluvlastníkům správu vyúčtovat; náleží mu náhrada účelně vynaložených nákladů, kterou si může vybrat z výnosů spravované věci (pokud zde nějaké výnosy jsou, o čemž ve Vašem případě pochybuji).
Smlouvu můžete nazvat např. "Smlouva o dočasné správě společné věci", tato smlouva bude uzavřena dle § 1746 odst. 2 občanského zákoníku.
Ve smlouvě je zapotřebí řádně identifikovat smluvní strany (zde tedy čtyři spoluvlastníky), a to uvedením jejich jména, příjmení, data narození a adresy trvalého pobytu (popř. uvedením korespondenční adresy).

Ve smlouvě je dále vhodné:
- uvést, že smluvní strany jsou spoluvlastníky pozemku, na němž je vybudována pozemní komunikace (předpokládám, že se jedná o účelovou pozemní komunikaci), tento pozemek je nezbytné řádně identifikovat (uvedením jeho parcelního čísla, výměry, druhu pozemku, obce, popř. části obce, čísla listu vlastnictví a katastrálního úřadu, u něhož je pozemek veden), dále je nezbytné uvést, jaké jsou spoluvlastnické podíly jednotlivých spoluvlastníků;
- uvést, jaký je úmysl spoluvlastníků (tzn. vybudování vodovodního řadu) a tento úmysl blíže popsat (zamýšlená délka vodovodního řadu, jeho bližší umístění apod.), zmínit, že tento stavební záměr byl spoluvlastníky řádně projednán a jednomyslně odsouhlasen (a kdy se tak stalo) ; na tomto místě pouze podotýkám, že je zároveň důležité vyřešit otázku, kdo bude vlastníkem tohoto vodovodního řadu (tzn. zda se vodovodní řad stane spoluvlastnictvím současných spoluvlastníků pozemku a v jakém poměru, nebo zda bude vlastnictví vodovodního řadu vyřešeno jinak;
- uvést, že spoluvlastníci se dohodli na tom, že je budete v záležitosti vybudování vodovodního řadu zastupovat Vy a stanete se tudíž (pro tento účel) správcem společné věci;
- stanovit rozsah činností správce společné věci (tzn. komplexní zařízení vybudování vodovodního řadu, od fáze zadání projektové dokumentace, přes nezbytné povolovací řízení, až po výběr subjektu, který vodovodní řad vybuduje) ;
- stanovit základní povinnosti správce společné věci, zejména tedy povinnost zařídit svěřený úkol svědomitě a postupovat při tom hospodárně, pravidelně podávat ostatním spoluvlastníkům zprávu o stavu zařizování věci, na vyžádání kteréhokoli spoluvlastníka mu pořídit kopii některého z dokumentů týkajících se zařizované věci apod. , informovat ostatní spoluvlastníky o nákladech zařizované věci;
- sjednat, jak budou mezi spoluvlastníky vyúčtovány náklady vybudování vodovodního řadu (tzn. zda bude každá faktura či poplatek uhrazena Vámi a následně přeúčtována zbývajícím spoluvlastníkům, např. v poměru dle velikosti jejich spoluvlastnických podílů, popř. budou-li veškeré náklady neseny pouze Vámi a k celkovému vyúčtování dojde až po vybudování vodovodního řadu) ;
- sjednat, dokdy budou náklady (resp. podíly na nákladech) jednotlivými spoluvlastníky uhrazeny a na základě čeho se tak stane (např. na základě písemné výzvy ze strany správce společné věci, k níž bude připojeno i vyúčtování nákladů a výpočet velikosti jednotlivých podílů) ;
- sjednat, zda a v jaké výši Vám budou ostatními spoluvlastníky hrazeny další náklady zařizování věci (např. náklady na benzín, telefon, pořizování kopií různých dokumentů, ztrátu času apod.) ;
- sjednat smluvní pokutu pro případ, že se některý ze spoluvlastníků dostane s úhradou jemu vyúčtovaných nákladů do prodlení.

Ve smlouvě by se měli všichni spoluvlastníci zavázat ke spolupráci při zařizování věci (zejména k poskytnutí veškeré nezbytné součinnosti správci společné věci, bude-li takovou součinnost potřebovat, např. předložení potřebných dokumentů apod.).
Ve smlouvě by mělo být dále uvedeno, že ostatní spoluvlastníci Vás zmocňují v rozsahu příkazu (tzn. příkazu zařídit vybudování vodovodního řadu) k jejich zastupování, tzn. abyste navenek (vůči úřadům a třetím osobám) vystupoval jako zástupce všech spoluvlastníků. Spoluvlastníci by se měli dále zavázat, že v případě nutnosti (např. bude-li to vyžadovat některý úřad) Vám v tomto rozsahu vystaví i plnou moc (tzn. jakési osvědčení toho, že jste zmocněn k zastupování ostatních spoluvlastníků).
Ve smlouvě je dále vhodné dohodnout podmínky, za nichž budete funkce správce společné věci zbaven (zejména tedy na základě Vašeho rozhodnutí či rozhodne-li o tom většina spoluvlastníků).
Máte-li obavu, že by v budoucnu mohly v komunikaci mezi spoluvlastníky nastat problémy, v jejichž důsledku by mohli někteří spoluvlastníci odmítnout náhradu Vámi vynaložených nákladů, doporučuji Vám nechat si smlouvu mezi spoluvlastníky připravit advokátem:
www.advokatikomora.cz